Als ervaren congresorganisator kan ik u volledig of gedeeltelijk ontzorgen bij de organisatie van uw (online) congres of webinar.
Mijn diensten kunnen bestaan uit de volledige organsatie van uw (online) congres of één of meer van de volgende onderdelen:
Na het vaststellen van het doel van het congres, het gewenst effect en de doelgroep ga ik aan de slag met de planning. Gedurende het proces ben ik de spin-in-het-web voor alle betrokkenen. Ik houd het overzicht en stuur aan, zodat alles volgens planning en binnen het gestelde budget gebeurt.
Om te voorkomen dat u achteraf voor vervelende verrassingen komt te staan, houd ik de financiën nauwgezet bij. Vooraf wordt er een begroting opgesteld, welke als leidraad dient voor het verdere traject. Ik onderhandel met leveranciers en controleer alle facturen van derden.
Doordat ik met veel locaties bekend ben, kan ik u goed adviseren welke locatie of studio het beste past bij het congres welke u voor ogen hebt. Ik voer onderhandelingen, stem techniek en catering af. Ook details zoals een soepel verloop bij de garderobe verlies ik daarbij niet uit het oog.
Een digitaal congres kunt u op veel verschillende manieren opzetten. Een geschikt platform wat aansluit op uw boodschap en wensen tot interactie is daarbij essentieel. Ik kan u hierbij adviseren en begeleiden.
Op basis van het doel gaan we aan de slag om de outline van het programma vast te stellen. U bepaalt de inhoud en ik regel alle praktische zaken. Met sprekers en voorzitter(s) stem ik alle details af. Indien gewenst regel ik reis en verblijf.
Van het opstellen van de abstractmodule tot begeleiding van het reviewproces en de bevestiging van de auteurs. Middels een geavanceerde abstractmodule begeleid ik het gehele proces.
Een promotieplan wordt in overleg opgesteld. Het ontwerp van logo en huisstijl kan ik voor u begeleiden en het gehele uitnodigingstraject verzorgen. Ook de productie van een programmaboek behoort tot de mogelijkheden.
De deelnemersregistratie gaat volledig digitaal. Deelnemers ontvangen een bevestiging en betaalbewijs en alle noodzakelijke informatie voor hun deelname. Ook verzorg ik de opmaak en productie van naambadges en deelnemerscertificaten.
Het aanvragen van accreditatie in bijv. PE-online kan ik volledig verzorgen. Ook verwerk ik de presentie en kan indien gewenst certificaten van deelname versturen.
Uiteraard mogen de netwerkmomenten niet op uw congres ontbreken. Digitaal zijn er mogelijkheden door bijvoorbeeld de inzet van een netwerkcarrousel. Het sociale programma kan ik volledig voor u coördineren en afstemmen; van aangekleed congresdiner tot feestavond.
Als de uitvoer begint, kunt u zich volledig op de inhoud en uw gasten richten. De coördinatie van alle leveranciers en (prijs)afspraken ligt volledig bij mij. Ook houd ik de tijdsplanning in de gaten. Zo kunt u genieten!
Wanneer het congres voorbij is, verzorg ik de financiële afhandeling. Een evaluatie onder de deelnemers en met alle betrokkenen vind ik van groot belang.